Urząd Gminy Wągrowiec Biuletyn Informacji Publicznej

1. Z zakresu spraw organizacyjnych:
1) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
2) obsługa organizacyjna i administracyjna Wójta, przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie ich do właściwych Referatów,
3) wykonywanie czynności kancelaryjno-technicznych, a w szczególności prowadzenie rejestru wydanych poleceń wyjazdów służbowych,
4) prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Urząd,
5) prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami Urzędu,
6) sprawowanie administracyjno-gospodarczej obsługi Urzędu, a w szczególności:
a) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
b) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie,
7) nadzór nad oflagowaniem budynku Urzędu w dni świąt państwowych i narodowych oraz lokalnych uroczystości,
8) zamawianie, ewidencjonowanie oraz likwidowanie pieczęci i pieczątek urzędowych,
9) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami, w tym współpraca z brokerem ubezpieczeniowym,
10) prowadzenie rejestru udostępniania informacji publicznej
11) zapewnienie tablic informacyjnych dla urzędu oraz dla sołectw.

2. Z zakresu prawa pracy, bhp i ppoż.:
1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz Dyrektorów i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2) opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy, Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Regulaminu Wynagrodzeń oraz innych zarządzeń wewnętrznych wynikających z prawa pracy,
3) organizacja i przygotowanie naboru pracowników oraz Dyrektorów i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
4) organizacja i przygotowanie konkursów na dyrektorów szkół,
5) zapoznawanie nowo zatrudnionych pracowników z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi z zakresu prawa pracy, bhp i ppoż.,
6) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem bezrobotnych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych; współdziałanie z organami zatrudnienia w tym zakresie,
7) koordynacja prac wykonywanych przez pracowników interwencyjnych i publicznych,
8) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, rencistów i emerytów Urzędu,
9) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w razie wypadku przy pracy lub wypadku
w drodze do pracy lub z pracy,
10) prowadzenie spraw związanych z praktykami zawodowymi uczniów szkół ponadpodstawowych i studentów wyższych uczelni,
11) prowadzenie spraw związanych z organizacją stażów osób kierowanych
m.in. z Powiatowego Urzędu Pracy,
12) zapewnienie prawidłowych warunków bhp, w tym:
a) organizacja szkoleń z zakresu bhp,
b) zlecanie opracowywania dokumentacji dotyczącej oceny ryzyka zawodowego pracownika,
c) poddawanie pracowników profilaktycznym badaniom lekarskim,
d) wydawanie pracownikom odzieży roboczej i ochronnej lub wypłacanie ekwiwalentu za odzież
e) naliczanie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej,
13) kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych pracowników Urzędu,
14) ewidencjonowanie w aktach osobowych dokumentacji okresowych ocen pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych oraz kierowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy,
15) sporządzanie sprawozdawczości z zakresu zatrudnienia, czasu pracy i wynagradzania,
16) ewidencjonowanie czasu pracy pracowników,
17) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych oraz dokumentacji związanej z wyjściami prywatnymi w godzinach pracy,
19) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
20) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem oraz doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu, w tym prowadzenie rejestru szkoleń,
21) obsługa aplikacji iPPK w zakresie rejestracji pracowników,
22) składanie wniosków w sprawie reklamowania Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
23) koordynacja zadań związanych z ochroną przeciwpożarową Urzędu.,
24) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i rozliczeniem wniosku o dofinansowanie animatora sportu na boisku Orlik.

3. Z zakresu obsługi sekretariatu:
1) prowadzenie sekretariatu Wójta, w tym min.: prowadzenie kalendarza spotkań Wójta,
2) zapewnienie obsługi organizacyjno – technicznej Kierownictwa Urzędu, w tym organizowanie kontaktów interesantów z Wójtem, Zastępcą Wójta i Sekretarzem,
3) przygotowywanie laudacji, podziękowań, gratulacji, życzeń świątecznych itp.,
4) przygotowywanie sprawozdań z działalności Wójta,
5) prowadzenie rejestru przyjmowanych interesantów przez Wójta,
6) wystawianie i prowadzenie ewidencji poleceń wyjazdów służbowych,
7) prowadzenie listy obecności,
8) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych pracowników Urzędu,
9) wywieszanie obwieszczeń, ogłoszeń komorniczych, sądowych itp.,
10) aktualizowanie informacji, w tym czuwanie nad estetyką i wyglądem zawieszanych informacji na tablicach ogłoszeń Urzędu,
11) obsługa centrali telefonicznej, poczty elektronicznej i innych biurowych urządzeń technicznych w sekretariacie,
12) współpraca z opiekunem telefonii komórkowej i stacjonarnej,
13) monitorowanie informacji o gminie ukazujących się w środkach publicznego przekazu, ich gromadzenie i archiwizowanie,
14) prenumerata czasopism,
15) prowadzenie dokumentacji związanej z korzystaniem z pojazdów służbowych,
16) prowadzenie ewidencji przeglądów i konserwacji systemu alarmowego Urzędu Gminy,
17) współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie świadczenia usług ochrony obiektu Urzędu.

4. Z zakresu obsługi biura podawczego:
1) wykonywanie czynności kancelaryjno-technicznych, a w szczególności:
a) przyjmowanie, wysyłanie, dekretowanie i rozdzielanie korespondencji,
b) odbieranie poczty wpływającej do urzędu w formie elektronicznej,
c) prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
d) zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i kancelaryjne oraz druki i formularze,
3) udzielanie informacji interesantom.

5. Z zakresu archiwum:
1) prowadzenie archiwum zakładowego, w tym:
a) przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego z Urzędu i z likwidowanych jednostek organizacyjnych Gminy,
b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
c) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
d) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
e) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego,
f) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum,
2) szkolenie pracowników w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją przeznaczoną do archiwizacji.

6. Z zakresu zgromadzeń:
1) przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach,
2) prowadzenie spraw zgodnie z przepisami ustawy prawo o zgromadzeniach.

7. Z zakresu promocji gminy, turystyki i współpracy z zagranicą:
1) bieżące gromadzenie danych o działalności organów Gminy, Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz zapewnienie ich popularyzacji,
2) opracowywanie materiałów promocyjnych, map, folderów, albumów, itp,
3) przygotowywanie i zamieszczanie informacji na stronie internetowej Gminy oraz prowadzenie i monitorowanie facebooka Urzędu Gminy Wągrowiec,
4) współpraca z Gminnym Ośrodkiem Kultury, w zakresie organizacji imprez kulturalnych, patriotycznych, okolicznościowych, sportowych i turystycznych, których organizatorem jest Urząd,
5) opracowywanie wspólnie z Gminnym Ośrodkiem Kultury, szkołami i organizacjami sportowymi, rocznych kalendarzy imprez kulturalno - sportowych oraz nadzór nad ich realizacją,
6) inicjowanie i organizowanie różnych form promocji Gminy i współpraca w tym zakresie ze wszystkimi zainteresowanymi podmiotami, instytucjami i agencjami reklamowymi,
7) dbałość o wizerunek Gminy i Urzędu,
8) prowadzenie spraw dotyczących herbu i logo Gminy,
9) sporządzanie wniosków nominacyjnych do odznaczeń miedzy innymi: Herb Powiatu, Złota Pieczęć, Zasłużony dla rolnictwa i inne, oraz prowadzenie rejestru nominowanych i odznaczonych,
10) współpraca z mediami lokalnymi, regionalnymi i ogólnopolskimi,
11) prowadzenie ewidencji innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie,
o której mowa w ustawie o usługach turystycznych,
13) tworzenie bazy danych o podmiotach prowadzących działalność turystyczną
i agroturystyczną na terenie Gminy,
14) zagospodarowanie turystyczne gminy, w tym koordynacja szlaków turystycznych,
15) współpraca z organizacjami i towarzystwami turystycznymi,
16) prowadzenie spraw z zakresu nawiązywania współpracy z zagranicą,
17) przygotowywanie materiałów do wniosków o przyznanie pomocy finansowej ze środków unijnych i krajowych,
18) prowadzenie spraw z zakresu opieki nad zabytkami
19) sprawowanie opieki nad miejscami pamięci narodowej,
20) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych
w zakresie objętym właściwością organu Gminy.
21) obsługa Rady Seniorów,
22) koordynacja inicjatyw oddolnych związanych z aktywizacją mieszkańców wsi.